Executive Assistant

Estamos contratando un Asistente Ejecutivo para gestionar el día a día de la oficina del CEO y del Jefe de Personal. Serás responsable de sus calendarios, correspondencia y producción de presentaciones, para que ambos líderes puedan dedicar su tiempo al trabajo de mayor impacto.

Este es un rol fundamental para alguien que quiere tener un asiento en primera fila sobre cómo opera una empresa creativa de rápido crecimiento impulsada por IA en la cima. Combinas una ejecución logística precisa con el juicio necesario para saber qué necesita ser escalado y qué no. Mantienes a dos líderes senior en movimiento rápido, mientras que el Jefe de Personal se encarga de la estrategia, la agenda y los resultados del trabajo.

Lo que harás

• Gestionar la programación de los calendarios del CEO y del Jefe de Personal: reuniones clave, 1:1, reuniones de departamento, All Hands, en una organización que se mueve rápidamente y se reorganiza con frecuencia.
• Administrar la correspondencia diaria y la logística del calendario para ambos líderes.
• Crear y formatear presentaciones y apoyar al Jefe de Personal en la realización de reuniones de liderazgo, MBRs, actualizaciones de la junta y sesiones de estrategia (producción y formateo; el Jefe de Personal se encarga de la agenda y el contenido).
• Coordinar la logística de eventos fuera de la oficina y cumbres con clientes: viajes, lugares, coordinación de proveedores (el Jefe de Personal se encarga de la agenda y los resultados).
• Actuar como primer punto de contacto para solicitudes de programación de partes interesadas senior, utilizando el juicio sobre qué necesita la atención directa del Jefe de Personal o del CEO y qué puedes resolver tú mismo.
• Manejar información sensible con discreción: conversaciones sobre compensación, planificación de reorganización y asuntos de personal surgen naturalmente en un rol cercano al CEO.
• Rastrear compromisos y plazos recurrentes para el CEO y el Jefe de Personal, señalando conflictos antes de que se conviertan en problemas.
• Apoyar con investigación ligera, toma de notas, control del tiempo y seguimiento durante las reuniones de liderazgo.
• Colaborar con el Jefe de Personal en proyectos ad hoc relacionados con iniciativas de liderazgo.
• Utilizar herramientas de IA (Claude, ChatGPT, etc.) para acelerar la redacción, resumen y trabajo administrativo diario.

Lo que necesitarás para tener éxito

• Experiencia como Asistente Ejecutivo apoyando a un ejecutivo senior (idealmente de nivel C) en una startup de rápido crecimiento, agencia o empresa de SaaS; cómodo con la ambigüedad y el cambio rápido de contexto.
• Un historial de ejercer juicio: saber cuándo tomar una decisión y cuándo escalar, no solo ejecutar una lista de tareas.
• Discreción demostrada al manejar información sensible o confidencial.
• Fuertes habilidades organizativas, proactividad y priorización para organizar tu día a día y abordar desafíos en el orden correcto.
• Excelente comunicación escrita, incluyendo comodidad para redactar en la voz de otra persona.
• Comodidad para trabajar de manera asincrónica a través de zonas horarias en un equipo global y remoto.
• Fluidez tecnológica: Slack, Notion, Google Workspace.
• Experiencia utilizando herramientas de IA (Claude, ChatGPT) para redacción o resumen.