Ubicación: México, Brasil y Canadá (solapamiento con PST). Bilingüe inglés/español.
Acerca de Virtasant
Virtasant es una empresa global de servicios tecnológicos con una red de más de 4.000 profesionales de tecnología en más de 130 países. Nos especializamos en arquitectura, infraestructura, migración y optimización de la nube, ayudando a las empresas a escalar de manera eficiente mientras mantienen el control de costos. Nuestros clientes van desde empresas Fortune 500 hasta startups de rápido crecimiento, y confían en nosotros para construir infraestructura de alto rendimiento, optimizar entornos en la nube y permitir la entrega continua a escala.
Acerca del rol
Buscamos un Asistente Administrativo altamente organizado y proactivo para dar soporte a la coordinación de órdenes de compra (PO) y la comunicación con stakeholders multifuncionales para el equipo de nuestro cliente. Serás la persona de referencia para mantener los flujos de trabajo de adquisiciones funcionando sin problemas, rastrear pedidos desde la solicitud hasta el cumplimiento, y servir como un punto de contacto confiable entre equipos internos, finanzas y proveedores externos. Este rol es ideal para alguien que prospera al poner orden en la complejidad, se comunica claramente bajo presión y se enorgullece de ser la fuerza confiable y organizada detrás de un equipo ocupado.
Qué harás
- Procesar, rastrear y gestionar órdenes de compra y compras con tarjeta corporativa desde la iniciación hasta la finalización, asegurando precisión y seguimiento oportuno.
- Coordinar con stakeholders en toda la organización —incluyendo finanzas, compras, proveedores y líderes de departamento— para resolver discrepancias de PO, aprobaciones y actualizaciones de estado.
- Interactuar con stakeholders externos (proveedores, suministradores y proveedores de servicios) para confirmar detalles de pedidos, plazos de entrega y facturación.
- Mantener registros organizados de PO, contratos y documentación relacionada; asegurar el cumplimiento de las políticas internas de compra.
- Programar y coordinar reuniones relacionadas con adquisiciones y planificación presupuestaria, incluyendo la preparación de agendas y la distribución de materiales.
- Conciliar informes de gastos y documentación de compras en colaboración con los equipos de finanzas.
- Gestionar las necesidades administrativas diarias del equipo: suministros de oficina, pedidos de equipos, solicitudes de licencias de software y comunicaciones con proveedores.
- Dar soporte en la incorporación de nuevos proveedores o miembros del equipo en lo que respecta a los procesos de adquisición.
- Colaborar con un equipo administrativo más amplio en proyectos interdepartamentales y mejoras de procesos.
- Manejar información confidencial de compras con discreción.
Qué buscamos
Experiencia indispensable
- Más de 5 años de experiencia en un rol administrativo, de coordinación o de soporte de adquisiciones.
- Experiencia en la gestión de órdenes de compra, facturas o relaciones con proveedores.
- Excelentes habilidades organizativas con aguda atención al detalle.
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal; cómodo coordinando entre múltiples stakeholders y departamentos.
- Por favor, postularse solo si se es completamente bilingüe en inglés (sin excepciones).
- Capacidad para equilibrar múltiples prioridades en un entorno de ritmo rápido y con plazos definidos.
- Dominio de software estándar de oficina y de adquisiciones/finanzas (ej. hojas de cálculo, sistemas PO/ERP).
Sería bueno tener
- Experiencia apoyando a Directores, Directores Senior o liderazgo similar.
- Familiaridad con sistemas de compras corporativas y flujos de aprobación.
- Título universitario.
- Actitud tranquila y orientada a soluciones bajo presión; fuerte sentido de profesionalismo y discreción.
Qué aportarás
- Una mentalidad proactiva, de "ninguna tarea es demasiado pequeña" combinada con un pensamiento estratégico sobre la mejora de procesos.
- La capacidad de generar confianza y buena relación en todos los niveles de la organización.
- Un espíritu colaborativo y un interés genuino en apoyar a un equipo de alto rendimiento.
Nos esforzamos por avanzar eficientemente de un paso a otro para hacer el proceso de reclutamiento lo más rápido posible.