Asistente Ejecutivo Legal

Asistente ejecutivo para COO de firma de abogados, con experiencia en gestión de calendario, coordinación de reuniones y comunicación con equipos legales.

Descripción del puesto

Tipo de empleo: Contratista a tiempo completo Lugar de trabajo: Remoto Compensación: $1200-$1400 USD/mes Horario: Lunes a viernes, 9:00 a. m. - 6:00 p. m. PST En HireHawk, conectamos a los mejores talentos globales con empresas estadounidenses de alto rendimiento. Nuestro enfoque está en encontrar profesionales excepcionales que aporten tanto experiencia como impulso a cada rol. Estamos apasionados por ayudar a los candidatos a crecer en sus carreras mientras apoyamos a nuestros clientes con talento remoto confiable que genera impacto desde el primer día. Estamos buscando un Ejecutivo Asistente afilado y altamente organizado para apoyar al COO de un bufete de abogados de ritmo acelerado. Este es un rol práctico y de alto impacto que va mucho más allá de la gestión de calendarios. Actuarás como un verdadero socio operativo, asegurando una comunicación, coordinación y ejecución fluidas en todo el bufete. Serás fundamental para mantener al COO enfocado, alineado y adelantado en las prioridades, asegurando que nada se pase por alto. Responsabilidades: - Gestionar y poseer el calendario del COO, incluyendo programación, priorización y resolución de conflictos - Actuar como guardián del tiempo del COO, proteger bloques de enfoque y rechazando diplomáticamente cuando sea necesario - Coordinar reuniones entre múltiples partes interesadas con plazos ajustados - Gestionar la bandeja de entrada del COO: clasificar mensajes, marcar elementos urgentes, redactar respuestas y asegurar el seguimiento - Redactar y enviar comunicaciones internas a abogados, paralegos, gestores de casos y personal en nombre del COO - Manejar la correspondencia externa con proveedores, tribunales, abogados contrarios y socios de referencia - Transmitir directivas del COO a través de departamentos y seguir el cumplimiento de entregables - Coordinar con proveedores: programar llamadas, realizar un seguimiento de elementos abiertos y acuerdos de seguimiento - Mantener documentos operativos, procedimientos estándar y materiales de referencia para todo el bufete - Preparar materiales para reuniones de liderazgo e informes - Apoyar tareas relacionadas con RR. HH., incluyendo la redacción de comunicaciones de personal y el seguimiento de documentación - Seguir y marcar proactivamente fechas legales clave: mediaciones, declaraciones, audiencias y juicios - Coordinar con abogados y paralegos para alinear el calendario del COO con cronogramas de litigios activos - Coordinar la logística para eventos legales (mediadores, reporteros judiciales, proveedores, etc.) Requisitos: - 3+ años de experiencia como Ejecutivo Asistente apoyando a liderazgo superior - Experiencia en bufete de abogados o entorno legal (requerido) - Fuerte preferencia por Lesiones Personales; abierto a flujos de trabajo de Derecho Laboral - Capacidad comprobada para gestionar calendarios complejos y de alto volumen e bandejas de entrada - Excelentes habilidades de comunicación escrita con la capacidad de redactar correspondencia de forma independiente - Alto nivel de profesionalismo y discreción al manejar asuntos confidenciales - Dominio de la tecnología: experiencia con Google Workspace y herramientas de gestión de tareas - Experiencia con software de gestión de casos legales (por ejemplo, Filevine) es una ventaja - Experiencia coordinando procedimientos legales (declaraciones, mediaciones, audiencias, juicios) - Experiencia trabajando con equipos remotos o asistentes virtuales - Bilingüe inglés/español (requerido) Candidato ideal: - Anticipa y resuelve problemas antes de que se agraven - Comunicador confiado - Altamente discreto: la confidencialidad no es negociable - Recurso y orientado a soluciones - Escritor claro, conciso y profesional Beneficios: - Acceso a un mercado de beneficios de más de $200k con descuentos instantáneos en más de 150 servicios - Acceso de hasta el 50% de las ganancias aprobadas antes del pago (sin verificación de crédito ni cargos)

Responsabilidades

• Gestión de calendario del COO
• Coordinación de reuniones
• Gestión de la bandeja de entrada del COO
• Redacción de comunicaciones internas y externas
• Coordinación con proveedores y equipos legales

Skills requeridas

Beneficios

• Acceso a un mercado de beneficios con descuentos instantáneos en más de 150 servicios
• Acceso hasta el 50% de los ingresos aprobados antes de pago

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