Executive Assistant (Latin America)

Se busca Executive Assistant para trabajar de forma remota con clientes en Estados Unidos. Responsabilidades incluyen gestión de calendario, comunicaciones con clientes, soporte de proyectos, documentación y tareas administrativas.

Descripción del puesto

Ubicación: América Latina (100% remoto) Tipo de empleo: Contratista independiente a tiempo completo (compromiso exclusivo) Compensación: $1,200–$2,000 USD al mes ( acorde a la experiencia y el alcance) Sobre el trabajo Eres la fuerza que convierte a los buenos equipos en grandes. Como asistente ejecutivo en Cloud Accountant Staffing, organizarás horarios, dominarás bandejas de entrada, optimizarás flujos de trabajo y harás que los días complejos sean simples. Desde la comunicación con clientes e investigación, hasta la contabilidad ligera y la elaboración de informes, aportarás orden, claridad y dinamismo, para que los líderes puedan enfocarse en el trabajo que solo ellos pueden hacer. Contratista independiente a tiempo completo con exclusividad (sin otros compromisos parciales o freelance una vez contratado). Si te gustan la estructura, la comunicación clara y obtener resultados, te sentirás como en casa. Sobre el rol Piensa en estratega-ejecutor. Anticiparás necesidades, reducirás ruido y mantendrás todo en movimiento: reuniones preparadas, seguimientos enviados, documentos limpios, tareas rastreadas y resultados documentados. Traducirás solicitudes abiertas en listas de verificación estructuradas, elegirás la herramienta adecuada (CRM, documento, tablero o plantilla) y cerrarás ciclos con actualizaciones amigables y profesionales. Calma bajo presión, precisión en la escritura y proactividad con soluciones: esa es tu firma. Tareas - Comando de calendario e bandeja de entrada: Administrarás calendarios de ejecutivos ocupados, triarás correos electrónicos, redactarás respuestas, programarás en zonas horarias de EE. UU. y protegerás tiempo de enfoque. - Comunicaciones con clientes: Responderás a consultas, prepararás agendas de reuniones, capturarás minutos/puntos de acción y te harás cargo de seguimientos hasta su finalización. - Soporte de proyectos: Construirás tableros de tareas, rastrearás plazos y mantendrás actualizaciones de estado en herramientas como Asana/ClickUp/Trello; escalarás riesgos tempranamente. - Documentación y SOPs: Crearás y mantendrás listas de verificación, plantillas y SOPs para que el trabajo recurrente sea predecible y más rápido. - Investigación e informes: Realizarás investigaciones dirigidas (proveedores, herramientas, información de mercado), sintetizarás hallazgos y prepararás resúmenes concisos o decks de diapositivas. - Datos y archivos: Limpiarás documentos y carpetas, mantendrás estándares de nomenclatura/versiones y asegurarás que todo sea fácil de encontrar. - Contabilidad ligera (según sea necesario): Categorizarás gastos, igualarás recibos, prepararás facturas/notas de crédito simples y coordinarás con el equipo de contabilidad (conceptos básicos de QuickBooks/Expensify). - Higiene de CRM: Actualizarás registros, registrarás actividades, prepararás listas/exportaciones y mantendrás pipelines ordenados (HubSpot/Salesforce o similar). - Viajes y logística: Organizarás viajes, prepararás itinerarios y manejarás logística de eventos cuando sea necesario. - Calidad, privacidad y seguridad: Seguirás políticas de manejo de datos, utilizarás MFA y observarás acceso de privilegio mínimo en todo momento. Requisitos - 3+ años en un rol de Asistente Virtual/Asistente Ejecutivo/Operaciones que apoye a líderes de nivel C o partes interesadas senior. - Fluidez en herramientas: Google Workspace (Docs/Hojas/Drive), Microsoft Office, Slack/Zoom/Teams y al menos un CRM. - Organización y seguimiento: Vives por listas de verificación, bloqueo de tiempo y documentación clara; nada se pierde. - Excelente inglés (escrito y hablado): claro, amigable y profesional, tus correos electrónicos se leen como si fueras serio. - Resolución de problemas: Convierte solicitudes vagas en próximos pasos concretos; propones opciones, no obstáculos. - Alineación de zona horaria: Cómodo trabajando en horarios comerciales de EE. UU. - Agradables: Contabilidad ligera, conocimientos básicos de informes/ BI, experiencia con Notion, Calendly, Zapier, Canva/Diapositivas. El candidato ideal - Predictivo, no reactivo: Anticipas necesidades y preparas materiales antes de que se te pidan. - Obsesivo de los detalles, impulsado por plazos: Detectas inconsistencias, corriges formato y envías con confianza. - Centrado en procesos: Te encanta crear plantillas/SOPs y restar minutos a tareas recurrentes con atajos inteligentes. - Comunicador calmado: Mantienes a las partes interesadas alineadas con actualizaciones breves, oportunas y documentos bien etiquetados. - Enfoque en equipo: Colaboras abiertamente, preguntas claras y compartes lo que has estandarizado para que otros se beneficien. Compensación y beneficios - Pago mensual en USD: $800–$1,500 dependiendo de la experiencia y la cartera de clientes. - Trabajo remoto permanente con equipo proporcionado por la empresa (laptop, monitor, accesorios). - 15 días de PTO anualmente + días festivos. - Crecimiento a través de la exposición a diversos clientes de EE. UU., herramientas y prácticas remotas modernas. - Cultura de documentación primero, clara y con expectativas claras y retroalimentación rápida. Estatus del contrato y exclusividad Contratista independiente a tiempo completo con sede en América Latina. Se requiere compromiso exclusivo, sin compromisos parciales o freelance después de la contratación. Verificaciones de conflicto de intereses pueden aplicarse. Cómo trabajamos - Calidad primero: Breves de reunión, registros de acción y estructuras de archivos ordenados, cada vez. - Seguridad: MFA, uso compartido de archivos seguro y acceso de privilegio mínimo son innegociables. - Colaboración: Actualizaciones diarias asincrónicas, reuniones programadas y tableros de tareas transparentes (propietario, fecha de vencimiento, estado). Proceso de solicitud 1. Solicitud y preselección 2. Evaluación de habilidades y aptitudes 3. Preparación de perfil y pre-entrevista 4. Entrevista con el cliente 5. Oferta de empleo y onboarding ¿Listo para dar el siguiente paso? ¡Tu próximo gran movimiento profesional comienza aquí! Haz clic abajo para enviar tu solicitud y comenzar tu viaje con CAS:

Responsabilidades

• Gestión de calendario y correo electrónico
• Comunicaciones con clientes
• Soporte de proyectos
• Documentación y SOPs
• Investigación y reporting

Skills requeridas

Beneficios

• Pago mensual en USD
• Equipamiento proporcionado por la empresa (laptop, monitor, accesorios)
• 15 días de PTO anualmente + días festivos
• Cultura de crecimiento y apoyo

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