Business Operations Coordinator

Se busca un Business Operations Coordinator para apoyar las operaciones diarias de la empresa Pavago, trabajando de forma remota. El rol implica coordinación operativa, manejo de sistemas, facturación, seguimiento de tripulaciones y comunicación con clientes.

Descripción del puesto

Título del puesto: Coordinador de Operaciones Empresariales Tipo de puesto: Tiempo completo, remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. (se requiere EST) Acerca del rol Estamos buscando un Coordinador de Operaciones Empresariales altamente organizado y enfocado en la ejecución para respaldar las operaciones diarias de la empresa en sistemas, facturación, seguimiento de tripulaciones, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Este es un rol multifuncional y práctico para alguien que prospera en entornos estructurados, presta atención al detalle y se hace cargo de la precisión operativa. Trabajará directamente con el propietario y respaldará múltiples aspectos de las operaciones, la coordinación financiera, la programación y la gestión de clientes. Este rol no se trata de supervisión estratégica o gestión de alto nivel, sino de ejecución constante, disciplina del sistema y garantizar que los detalles operativos se manejen correctamente desde la primera vez. Tareas principales - Mantener los flujos de trabajo operativos diarios para garantizar un rendimiento empresarial fluido. - Respaldar al propietario con tareas de coordinación administrativa y operativa. - Identificar ineficiencias o brechas y señalarías proactivamente. Gestión de sistemas y datos - Mantener y actualizar registros dentro del CRM, garantizando que los datos de trabajo, la información del cliente y los detalles de programación sean precisos y actuales. - Organizar y gestionar archivos digitales en plataformas como Excel, OneDrive y CompanyCam. - Garantizar la precisión de los datos en los sistemas para evitar errores de informes o facturación. Coordinación de facturación y cobro de pagos - Procesar facturas y garantizar que la facturación se alinee con precisión con el trabajo completado. - Realizar un seguimiento de los pagos pendientes y mantener registros de cuentas por cobrar limpios. - Colaborar con la contabilidad para garantizar que la documentación y los registros financieros permanezcan organizados y completos. Programación de tripulaciones y seguimiento de trabajos - Monitorear los horarios de las tripulaciones y el progreso de los trabajos utilizando Aspire y Azuga. - Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo o retrasos en los trabajos de manera proactiva. - Garantizar que las entradas de tiempo diarias se registren con precisión para el procesamiento de nómina y la valoración de trabajos. Gestión de clientes y prospects - Gestionar los prospectos entrantes y las comunicaciones con los clientes en nombre del propietario. - Actualizar registros de CRM de manera constante para evitar el estancamiento de la tubería. - Realizar un seguimiento de los seguimientos y garantizar que no se dejen sin respuesta consultas o solicitudes. Documentación, informes e investigación - Preparar informes, propuestas y respuestas a solicitudes de propuestas (RFP). - Ayudar con la investigación de proveedores, comparaciones de precios e investigación de contratos municipales. - Mantener documentación organizada para uso interno y externo. Soporte de comunicación y administrativo - Gestionar y organizar los canales de comunicación por correo electrónico y Teams del propietario. - Responder a comunicaciones de rutina y escalar elementos prioritarios de manera adecuada. - Mantener claridad y organización en las comunicaciones digitales. Experiencia y habilidades requeridas - Experiencia comprobable en coordinación de operaciones, soporte administrativo, facturación o cobro de pagos. - Experiencia trabajando en múltiples sistemas y plataformas simultáneamente. - Alta habilidad en el uso de la suite de Microsoft Office (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive). - Experiencia con sistemas CRM (la experiencia con Aspire es una ventaja pero no se requiere). - Fuertes habilidades de comunicación escrita con capacidad de gestión de correo electrónico profesional. - Alta atención al detalle con la capacidad de detectar discrepancias rápidamente. - Operador autodirigido capaz de trabajar de manera independiente con supervisión mínima. - Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo en entornos de ritmo rápido. Entorno operativo (importante) - Este rol se enfoca en la ejecución y está impulsado por sistemas. - Estará respaldado por: - Flujos de trabajo y sistemas operativos establecidos - Acceso a comunicación directa con el propietario - Expectativas claras sobre el informe y la frecuencia de seguimiento Su responsabilidad se centra en: - Precisión en datos, facturación y seguimiento de tiempo - Seguimiento confiable en la coordinación de clientes y tripulaciones - Mantener sistemas actualizados y organizados - Comunicación clara y identificación proactiva de problemas Este rol premia la consistencia, la disciplina, la capacidad de respuesta y el control organizacional fuerte. Métricas clave para el éxito - Registros de CRM y operativos precisos y actualizados. - Procesamiento de facturas preciso y oportuno. - Seguimiento de tiempo limpio y coordinación de nómina. - No se pierden seguimientos de clientes ni estancamiento de la tubería. - Identificación proactiva de problemas operativos. - Alta confianza de liderazgo en confiabilidad operativa. Proceso de entrevista - Llamada de selección inicial - Entrevista enfocada en operaciones/sistemas - Ejercicio de tarea o flujo de trabajo práctico - Entrevista final - Revisión y aprobación internas - Oferta y onboarding #LI-AG1

Responsabilidades

• Mantenimiento de registros
• Gestión de facturación
• Coordinación de tripulaciones
• Comunicación con clientes

Skills requeridas

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