AIA Billing & Construction Project Coordinator

Se busca un Coordinador de Proyectos de Construcción y Facturación AIA para gestionar contratos de construcción, procesos de garantías, facturación AIA y documentación de proyectos en una empresa de construcción comercial.

Descripción del puesto

Título: Coordinador de facturación y proyectos de construcción AIA Tipo de puesto: Tiempo completo, remoto Horario de trabajo: Horario comercial de EE. UU. Sobre el rol Estamos buscando un coordinador de facturación y proyectos de construcción AIA altamente organizado y detallista para apoyar la ejecución exitosa de proyectos de construcción comercial. Este es un rol crítico de operaciones responsable de gestionar contratos de construcción, procesos de garantía, facturación AIA, documentación de proyectos y coordinación administrativa en múltiples proyectos. Buscamos a alguien que entienda los flujos de trabajo de construcción comercial, pueda gestionar documentación detallada con precisión y mantenga los proyectos en marcha de manera proactiva. El candidato ideal es altamente organizado, cómodo trabajando de forma independiente y capaz de equilibrar múltiples prioridades mientras mantiene una atención excepcional al detalle. Si tienes experiencia con contratos de construcción comercial, garantías, facturación AIA y coordinación de proyectos, este rol ofrece la oportunidad de convertirte en un contribuyente clave dentro de una organización de construcción en crecimiento. Responsabilidades - Gestión de contratos y garantías - Revisar, organizar y gestionar contratos de construcción comercial a lo largo del ciclo de vida del proyecto. - Coordinar garantías de oferta, garantías de cumplimiento y garantías de mantenimiento para proyectos comerciales. - Preparar y presentar documentación de garantía de manera precisa y dentro de los plazos requeridos. - Comunicarse con empresas de garantía, municipios y contratistas generales sobre los requisitos del proyecto. - Rastrear documentación de contrato y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. - Facturación AIA y administración de proyectos - Preparar y presentar paquetes de facturación AIA para proyectos de construcción comercial. - Mantener y actualizar documentación del cronograma de valores (SOV). - Rastrear retención y monitorear hitos de pago del proyecto. - Garantizar que las presentaciones de facturación se completen de manera precisa y oportuna. - Monitorear plazos de proyecto e identificar de manera proactiva problemas potenciales de facturación o pago. - Gestión de Buildertrend y sistemas de proyectos - Mantener registros de proyecto y documentación dentro de Buildertrend. - Rastrear cronogramas de proyecto, recibos, hitos y actualizaciones de progreso. - Garantizar que la información del proyecto permanezca organizada, precisa y actualizada. - Mantener la integridad de los datos del sistema de gestión de proyectos y CRM en proyectos activos y completados. - Apoyar la presentación de informes y la visibilidad del proyecto para el liderazgo. - Soporte administrativo y de proyecto - Gestionar comunicaciones entrantes y salientes con clientes, contratistas, proveedores y partes interesadas del proyecto. - Apoyar actividades administrativas previas a la construcción y previas a las ventas. - Organizar documentación de proyecto, contratos, permisos y registros de respaldo. - Asistir con la coordinación del proyecto y el soporte operativo según sea necesario. - Participar en reuniones semanales de proyecto y proporcionar actualizaciones de estado sobre responsabilidades asignadas. ¿Qué te hace un candidato perfecto? Eres muy detallista y rara vez pierdes plazos o requisitos de documentación. Te desenvuelves en entornos estructurados donde la organización y el seguimiento son fundamentales. Disfrutas coordinando múltiples partes en movimiento y manteniendo los proyectos en marcha. Te comunicas de manera profesional con contratistas, municipios, proveedores y equipos internos. Te responsabilizas de tus tareas y trabajas de forma independiente sin requerir supervisión constante. Identificas problemas de manera proactiva antes de que se conviertan en problemas. Experiencia y habilidades requeridas - Experiencia comprobable trabajando con contratos de construcción comercial. - Fuerte comprensión de los procesos de garantía de construcción, incluidas garantías de oferta, garantías de cumplimiento y garantías de mantenimiento. - Experiencia práctica con facturación AIA, aplicaciones de pago y cronograma de valores (SOV). - Experiencia rastreando retención y gestionando documentación de facturación relacionada con la construcción. - Habilidades sólidas en Microsoft Excel y Microsoft Office. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Capacidades organizativas y de gestión del tiempo excepcionales. - Capacidad para gestionar múltiples proyectos y plazos simultáneamente. - Fuerte atención al detalle y precisión. Experiencia preferible - Experiencia utilizando Buildertrend o software similar de gestión de construcción. - Antecedentes en construcción comercial, paisajismo o gestión de proyectos. - Experiencia trabajando con plataformas CRM y sistemas de seguimiento de proyectos. - Experiencia básica en contabilidad o teneduría de libros dentro de industrias de construcción o comercio. - Familiaridad con informes financieros de construcción y procesos de seguimiento de pagos. ¿Cómo es un día típico? Un día típico implica revisar contratos de proyecto, preparar documentación de garantía, actualizar registros de proyecto, coordinar con contratistas y municipios y gestionar presentaciones de facturación AIA. Es posible que dediques parte de tu día a actualizar Buildertrend, rastrear hitos de proyecto, monitorear cronogramas de retención, comunicarte con proveedores de garantía y garantizar que toda la documentación sea precisa y actualizada. También participarás en reuniones de proyecto, respaldarás flujos de trabajo operativos y monitorearás proactivamente los plazos para asegurarte de que los proyectos permanezcan organizados y en cronograma. En resumen, sirves como el respaldo operativo que mantiene contratos, facturación, documentación y administración de proyectos funcionando sin problemas. Indicadores clave de rendimiento (KPIs) - Precisión y puntualidad de las presentaciones de facturación AIA. - Gestión exitosa de la documentación de garantía y los plazos. - Precisión de los registros de proyecto y los datos de CRM. - Finalización oportuna de las tareas de administración de contratos. - Reducción de demoras en facturación y problemas de pago. - Coordinación efectiva en múltiples proyectos activos. - Adherencia constante a los plazos de proyecto y los requisitos de documentación. Proceso de entrevista - Pantalla telefónica inicial - Entrevista de video con reclutador de Pavago - Entrevista con el cliente - Oferta y verificación de antecedentes #LI-AG1

Responsabilidades

• Gestión de contratos de construcción
• Preparación de documentación de garantías
• Facturación AIA
• Coordinación de proyectos
• Mantenimiento de registros y documentación

Skills requeridas

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