Asistente de Operaciones para Soporte Ejecutivo y Proyectos Especiales

Empresa de servicios de salud en crecimiento busca Asistente de Operaciones remoto para soporte ejecutivo, gestión de proyectos, coordinación de marketing, reportes y tareas administrativas. Requiere alta organización, proactividad y capacidad de resolución de problemas.

Descripción del puesto

Asistente de Operaciones | Soporte Ejecutivo y Proyectos Especiales Puesto: Tiempo completo, Remoto Ubicación: LATAM y Sudáfrica Horario: Horario comercial de EE. UU. Sobre el rol: Buscamos un Asistente de Operaciones altamente organizado, ingenioso y proactivo para dar soporte a una empresa de servicios de salud en rápido crecimiento y de espíritu emprendedor. Este no es un rol administrativo tradicional. Serás la persona en la que el equipo de liderazgo confía para asumir la responsabilidad de una amplia variedad de proyectos, tareas e iniciativas operativas, a menudo con mínima dirección y sin un proceso predefinido. El éxito en este rol requiere adaptabilidad, buen criterio, capacidad de respuesta y la habilidad de aprender rápidamente nuevas herramientas, sistemas y flujos de trabajo. El candidato ideal prospera en un entorno dinámico, disfruta resolviendo problemas de forma independiente y puede alternar sin problemas entre soporte administrativo, operaciones, coordinación de marketing, informes, gestión de proveedores y proyectos especiales. Si disfrutas poniendo orden al caos, aprendiendo cosas nuevas a diario y siendo la persona en la que todos pueden contar para hacer las cosas, este rol puede ser perfecto para ti. Responsabilidades: Soporte Ejecutivo y de Operaciones: - Apoyar al liderazgo con las prioridades operativas diarias y proyectos especiales. - Gestionar una variedad de tareas administrativas, operativas y de coordinación. - Rastrear elementos de acción y asegurar el seguimiento oportuno entre departamentos. - Asistir en la creación de procesos, documentación y mejoras de flujos de trabajo. - Coordinar proyectos y asegurar el cumplimiento de los plazos. - Mantener registros y documentación organizados. Gestión de Proyectos y Proyectos Especiales: - Asumir la responsabilidad de los proyectos asignados de principio a fin. - Investigar soluciones, aprender nuevos procesos y ejecutar tareas de forma independiente. - Coordinar iniciativas multifuncionales que involucren a múltiples partes interesadas. - Identificar obstáculos y proponer soluciones de forma proactiva. - Asegurar que los proyectos se completen con precisión y a tiempo. Informes y Gestión de Datos: - Recopilar, organizar y analizar datos operativos y relacionados con clientes. - Crear y mantener hojas de cálculo e informes. - Rastrear indicadores clave de rendimiento (KPIs) y métricas operativas. - Asistir al liderazgo con informes y soporte para la toma de decisiones. - Asegurar la precisión de los datos en múltiples sistemas. Soporte de Marketing y Contenido: - Asistir en la creación de contenido utilizando herramientas de IA y puntos de conversación proporcionados. - Redactar publicaciones de LinkedIn y comunicaciones de la empresa. - Apoyar la creación y distribución de boletines informativos. - Asistir en la publicación de podcasts y la gestión de contenido. - Ayudar a crear presentaciones, dossieres y materiales de marketing. - Coordinar materiales relacionados con conferencias y eventos. Coordinación de Proveedores y Clientes: - Coordinar acuerdos y documentación de proveedores. - Realizar seguimiento de contratos, aprobaciones y firmas. - Apoyar las comunicaciones con clientes y solicitudes administrativas. - Asistir en revisiones de facturación y seguimiento operativo. - Asegurar que los elementos pendientes se rastreen y completen. Operaciones de Personas y Soporte Administrativo: - Asistir en la coordinación de incorporación para nuevos miembros del equipo. - Mantener registros de empleados y documentación administrativa. - Rastrear solicitudes de PTO (permiso pagado) y actualizaciones de personal. - Apoyar iniciativas de RR. HH. y operativas según sea necesario. - Manejar información confidencial con profesionalismo y discreción. Coordinación de Viajes y Logística: - Coordinar arreglos de viaje e itinerarios. - Asistir en la planificación y logística de eventos. - Gestionar envíos y logística operativa. - Coordinar actividades de soporte del equipo interno. Mejora de Sistemas y Procesos: - Desarrollar flujos de trabajo y sistemas organizativos. - Aprovechar herramientas de IA y tecnología para mejorar la eficiencia. - Identificar oportunidades para automatizar procesos repetitivos. - Mejorar continuamente la consistencia y efectividad operativa. - Crear documentación y SOPs (procedimientos operativos estándar) cuando sea necesario. ¿Qué te hace el candidato perfecto? - Excepcionalmente receptivo y confiable. - Altamente organizado con una atención excepcional al detalle. - Capaz de gestionar múltiples prioridades simultáneamente. - Ingenioso y cómodo descubriendo las cosas de forma independiente. - Aprendiz rápido que se adapta rápidamente a nuevas herramientas y desafíos. - Tranquilo bajo presión y cómodo con la ambigüedad. - Fuerte sentido de propiedad y responsabilidad. - Orientado al equipo y enfocado en ayudar a otros a tener éxito. - Cómodo manejando información confidencial. - Se enorgullece de producir un trabajo preciso y pulido. Experiencia y Habilidades Requeridas (Mínimo): - Experiencia previa en operaciones, asistencia ejecutiva, coordinación de proyectos, administración o un rol relacionado. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés. - Fuertes habilidades organizativas y de multitarea. - Excepcional atención al detalle. - Experiencia trabajando en un entorno remoto. - Capacidad para gestionar prioridades y plazos cambiantes. - Fuertes habilidades de resolución de problemas y pensamiento crítico. - Alto nivel de profesionalismo y discreción. - Dominio de Google Workspace y herramientas de productividad. - Conexión a internet confiable y configuración de oficina en casa dedicada. Experiencia y Habilidades Ideales: - Experiencia apoyando a ejecutivos, fundadores o equipos de liderazgo. - Experiencia en gestión de proyectos u operaciones. - Experiencia trabajando en startups o entornos emprendedores. - Familiaridad con herramientas de IA como ChatGPT, Claude o plataformas similares. - Experiencia con Canva, presentaciones y creación de contenido. - Experiencia con informes y análisis de hojas de cálculo. - Experiencia en coordinación de marketing. - Experiencia en RR. HH. o operaciones de personas. - Experiencia en la creación de SOPs y procesos operativos. Stack Tecnológico y Herramientas: - Google Workspace - Canva - ChatGPT / Claude - Herramientas de Gestión de Proyectos - Hojas de Cálculo y Herramientas de Informes - Plataformas de Comunicación Interna ¿Cómo es un día típico? Ningún día es igual. Puedes encontrarte: - Apoyando al liderazgo con prioridades operativas urgentes. - Creando informes y rastreando métricas de la empresa. - Redactando contenido y comunicaciones. - Coordinando proveedores y firmas de contratos. - Asistiendo en actividades de incorporación. - Gestionando proyectos administrativos. - Organizando viajes y logística. - Creando presentaciones y activos de marketing. - Resolviendo desafíos operativos que surgen a lo largo del día. - Aprendiendo nuevas herramientas y procesos para apoyar al negocio. En resumen: eres responsable de ayudar a la empresa a mantenerse organizada, eficiente y receptiva, asumiendo la responsabilidad de una amplia variedad de proyectos y asegurando que nada se pierda. Métricas Clave de Éxito (KPIs): - Precisión y puntualidad en la finalización de proyectos. - Velocidad de respuesta y comunicación. - Tiempo de respuesta de tareas. - Mejoras en la eficiencia operativa. - Precisión de los informes. - Seguimiento de las iniciativas asignadas. - Calidad y consistencia del trabajo. - Satisfacción de las partes interesadas internas. - Capacidad para gestionar múltiples prioridades de manera efectiva. ¿Por qué unirte a nosotros? - Entorno de trabajo totalmente remoto. - Trabaja directamente con el liderazgo experimentado de la empresa. - Alto nivel de propiedad y autonomía. - Exposición a múltiples áreas de las operaciones comerciales. - Oportunidad de aprender rápidamente y crecer profesionalmente. - Cultura empresarial colaborativa y emprendedora. - Impacto significativo en una organización en crecimiento. Proceso de Entrevista: - Revisión inicial de la solicitud - Video introductorio - Entrevista con el cliente - Oferta y incorporación

Responsabilidades

• Soporte a liderazgo en prioridades operativas y proyectos especiales
• Gestión de tareas administrativas, operativas y de coordinación
• Seguimiento de puntos de acción y cumplimiento de plazos
• Asistencia en creación de procesos, documentación y mejoras de flujo de trabajo
• Coordinación de proyectos y aseguramiento de cumplimiento de plazos
• Mantenimiento de registros y documentación organizada
• Gestión de proyectos de inicio a fin
• Investigación de soluciones y ejecución independiente de tareas
• Coordinación de iniciativas interfuncionales
• Identificación de obstáculos y propuesta de soluciones

Skills requeridas

Beneficios

• Trabajo 100% remoto
• Trabajo directo con liderazgo experimentado
• Alto nivel de autonomía
• Exposición a múltiples áreas del negocio
• Oportunidad de aprendizaje y crecimiento profesional
• Cultura colaborativa y emprendedora
• Impacto significativo en una organización en crecimiento

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