Operations Coordinator
Se busca Operations Coordinator para trabajar de forma remota con cliente en LATAM, Sudáfrica, Pakistán o Europa del Este. Responsable de coordinar operaciones diarias, asegurar cumplimiento de plazos y mejorar eficiencia.
Ideal para alguien organizado que disfruta resolviendo problemas operativos en un entorno remoto.
Descripción del puesto
Se busca Operations Coordinator para trabajar en modalidad remota. Tipo de contratación: Full-Time. Horario laboral: Horario comercial de clientes en Estados Unidos. Ubicación: Remoto (LATAM, Sudáfrica, Pakistán, Europa del Este preferentemente). Acerca del rol: Nuestro cliente busca un Operations Coordinator altamente organizado y enfocado en la ejecución para respaldar las operaciones diarias de múltiples departamentos. Este rol es responsable de garantizar que los flujos de trabajo se mantengan organizados, las tareas operativas se completen a tiempo, los registros se mantengan precisos y el liderazgo tenga visibilidad en el desempeño y las prioridades. El Operations Coordinator actúa como un punto central de coordinación entre equipos, ayudando a mejorar la eficiencia, la responsabilidad y la comunicación en toda la organización. Este rol es ideal para alguien que prospera en entornos estructurados, disfruta resolviendo problemas operativos y puede equilibrar flujos de trabajo recurrentes con prioridades en movimiento rápido. Responsabilidades: - Coordinación de procesos: - Realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y las tareas operativas en todos los departamentos, incluyendo finanzas, recursos humanos, servicio al cliente, logística, marketing y operaciones. - Garantizar que los procesos operativos se completen de acuerdo con los plazos y los procedimientos operativos estándar (SOP). - Identificar cuellos de botella, demoras o ineficiencias y escalar problemas de manera proactiva. - Apoyar la ejecución interfuncional coordinando plazos, entregables y seguimientos. - Ayudar a mantener la consistencia y la responsabilidad operativas en todos los equipos. - Gestión de datos y informes: - Mantener paneles de control operativos, rastreadores y bases de datos. - Generar informes de KPI semanales y mensuales relacionados con la productividad, la eficiencia del flujo de trabajo, la utilización y el desempeño operativo. - Garantizar la precisión, la consistencia y la entrega oportuna de los informes al liderazgo. - Monitorear las métricas operativas y detectar tendencias o riesgos para la administración. - Apoyar al liderazgo con informes ad hoc y análisis operativos. - Documentación y gestión de SOP: - Mantener y actualizar SOP, flujos de trabajo, guías operativas y documentación de cumplimiento. - Organizar documentación digital en sistemas como Google Drive, Notion, SharePoint o plataformas internas. - Garantizar que los registros permanezcan listos para auditorías, sean accesibles y se mantengan adecuadamente. - Ayudar a estandarizar flujos de trabajo operativos y prácticas de documentación. - Coordinación de proveedores y socios: - Coordinar con proveedores y socios externos en relación con entregables operativos y plazos de servicio. - Monitorear los SLA de los proveedores y escalar demoras o problemas cuando sea necesario. - Ruta de facturas, aprobaciones y solicitudes operativas de manera adecuada. - Mantener registros organizados de comunicación y documentación de proveedores. - Soporte entre departamentos: - Coordinar tareas operativas recurrentes y proyectos interfuncionales. - Realizar un seguimiento de los elementos de acción y mantener la responsabilidad en todos los equipos. - Apoyar al liderazgo con investigación, programación, informes e iniciativas operativas. - Ayudar a mejorar la comunicación y la visibilidad del flujo de trabajo entre departamentos. - Cumplimiento y controles operativos: - Garantizar que los procesos operativos sigan los estándares internos y los requisitos de cumplimiento. - Mantener registros operativos precisos, rastreadores y documentación de auditoría. - Apoyar el control de calidad y la consistencia operativa en todos los flujos de trabajo recurrentes. Requisitos: - 2+ años de experiencia en operaciones, coordinación, soporte de proyectos o roles de operaciones comerciales. - Fuerte dominio de Microsoft Office y Google Workspace. - Experiencia trabajando con sistemas CRM, ERP o sistemas operativos (Salesforce, HubSpot, NetSuite o similares). - Habilidades sólidas de Excel o Google Sheets, incluyendo paneles de control, tablas dinámicas, sistemas de seguimiento e informes. - Excelentes habilidades de comunicación escritas y verbales en inglés. - Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. Experiencia ideal: - Experiencia con metodologías de mejora de procesos (Lean, Six Sigma, Kaizen o similares). - Antecedentes en la creación de SOP, rastreadores y documentación operativa. - Familiaridad con herramientas de gestión de proyectos y colaboración como Asana, ClickUp, Monday.com o Notion. - Exposición a herramientas de informes y visualización de datos como Power BI, Tableau o Looker. - Experiencia en el apoyo a startups en movimiento rápido, agencias, empresas SaaS o negocios de servicios. ¿Cómo es un día típico? El día de un Operations Coordinator gira en torno a mantener los equipos alineados, los flujos de trabajo organizados y las operaciones funcionando de manera eficiente. Usted: - Monitoreará los flujos de trabajo operativos y garantizará que las tareas se mantengan en marcha. - Actualizará paneles de control, rastreadores de KPI e informes operativos. - Coordinará con departamentos y proveedores en relación con entregables y plazos. - Realizará un seguimiento de los elementos de acción abiertos y resolverá bloqueos operativos. - Mantendrá SOP, documentación y registros operativos. - Apoyará al liderazgo con informes, programación e iniciativas operativas. - Ayudará a mejorar sistemas, flujos de trabajo y procesos de comunicación en toda la organización. En esencia: usted es el pegamento operativo que mantiene a los equipos organizados, los flujos de trabajo en movimiento y el liderazgo informado. Métricas clave para el éxito (KPIs): - Finalización oportuna de flujos de trabajo operativos y tareas recurrentes. - Precisión y confiabilidad de los informes KPI y paneles de control. - Eficacia de la coordinación de proveedores y socios. - SOP y documentación operativa actualizados de manera constante y listos para auditorías. - Reducción de cuellos de botella en el flujo de trabajo e ineficiencias operativas. - Comentarios positivos de las partes interesadas en cuanto a coordinación y comunicación. Proceso de entrevista: - Pantalla telefónica inicial. - Entrevista en video con el reclutador de Pavago. - Tarea práctica (por ejemplo, crear un rastreador KPI o panel de control de flujo de trabajo a partir de datos de muestra). - Entrevista con el cliente. - Oferta y verificación de antecedentes.
Responsabilidades
- Coordinar workflows y tareas operativas
- Asegurar cumplimiento de plazos y SOPs
- Identificar y escalar problemas
- Mantener registros precisos
- Generar informes KPI