Coordinador/a de Eventos

Empresa busca un/a Coordinador/a de Eventos para gestionar la logística y ejecución de eventos comunitarios de forma remota. Se requiere experiencia en coordinación de eventos y alta atención al detalle.

Descripción del puesto

Sobre el rol Estamos contratando un Coordinador de Eventos para gestionar la logística y ejecución de principio a fin de los eventos de la comunidad MDS. Trabajando mano a mano con el Director de Eventos, serás responsable de asegurar que cada evento social para fundadores, boardroom, roundtable, mastermind y evento de capítulo o squad se desarrolle a la perfección, desde el primer documento de planificación hasta el debriefing posterior al evento. Este es un rol enfocado en la ejecución. Eres la persona que se asegura de que los anfitriones estén informados y preparados, los lugares estén confirmados y listos, las presentaciones estén pulidas, los documentos de 'run-of-show' estén creados y cada parte interesada sepa exactamente qué está sucediendo y cuándo. Gestionas múltiples formatos de eventos en varias ciudades simultáneamente, coordinando las piezas móviles que hacen que cada uno se sienta sin esfuerzo para los fundadores que asisten. Estos eventos no son solo beneficios para los miembros, son una de las herramientas más poderosas que tiene MDS para profundizar la participación de los miembros y atraer prospectos de alta calidad a la comunidad. Cuando los eventos funcionan bien, los miembros se quedan. Cuando los eventos son excepcionales, traen a otros. Ese es el estándar que se te exigirá. Un escenario representativo: tres eventos de capítulo se llevan a cabo en diferentes ciudades en una ventana de dos semanas. Has confirmado los lugares para los tres, enviado los documentos de información previa al evento a cada anfitrión, recopilado y formateado las presentaciones, creado los documentos de 'run-of-show' para cada formato, confirmado las listas de invitados con el equipo de la comunidad y configurado los flujos de retroalimentación posterior al evento, todo antes de que el Director de Eventos haya tenido que hacer un seguimiento de nada de eso. El día del evento, eres accesible, todo está en orden y cualquier problema de último minuto se resuelve sin escalada. Ese es el estándar. Responsabilidades Clave Coordinación Integral de Eventos - Gestionar el ciclo de vida completo del evento para cada evento asignado, desde el documento de planificación inicial hasta el cierre posterior al evento, en todos los formatos de eventos de la comunidad MDS, incluidos eventos sociales para fundadores, boardrooms, roundtables, masterminds y eventos de capítulo. - Crear y mantener planes de proyecto y cronogramas de eventos para cada evento, rastreando cada entregable, fecha límite y acción de las partes interesadas para que nada quede al azar o dependa de la memoria. - Coordinar simultáneamente múltiples eventos y ubicaciones, gestionando cronogramas y formatos superpuestos sin perder precisión o atención al detalle en ninguno de ellos. - Servir como el principal punto de contacto operativo para cada evento que gestionas, la persona en la que el Director de Eventos puede confiar para que todos los detalles estén manejados sin necesidad de hacer seguimiento. Gestión de Lugares y Logística - Buscar, evaluar y confirmar lugares apropiados para el formato del evento (salas de comedor privadas para eventos sociales de fundadores, espacios estilo boardroom para mesas redondas, configuraciones de conferencias para masterminds), asegurando que el entorno físico coincida con la experiencia que MDS está creando. - Gestionar toda la logística del lugar, incluidos contratos, requisitos de A/V y tecnología, coordinación de catering, montaje de salas, señalización y gestión de contactos el día del evento. - Mantener un plan de contingencia para cada evento con opciones de lugares de respaldo y protocolos de escalada listos antes de la fecha del evento. Cuando las cosas salen mal, ya lo has planeado. - Rastrear y conciliar presupuestos de eventos, coordinando con el Director de Eventos la gestión de costos y asegurando que los gastos se registren e informen con precisión. Información y Preparación del Anfitrión - Informar exhaustivamente a cada anfitrión del evento antes de cada evento, proporcionando un documento de lista de verificación claro, guía de formato, contexto de la audiencia, expectativas de tiempo y respuestas a cada pregunta que puedan tener el día del evento. Asegúrate de que los anfitriones estén seguros y preparados, no solo informados. Haces seguimiento, ensayas si es necesario y confirmas la preparación antes del evento, no la mañana del mismo. - Crear y gestionar una cartera de anfitriones para eventos de capítulo, identificando, incorporando y preparando a los miembros de MDS que desean organizar futuros eventos en sus ciudades. - Desarrollar plantillas y listas de verificación reutilizables para la información de anfitriones para cada formato de evento, de modo que la incorporación de un nuevo anfitrión sea eficiente, consistente y de alta calidad cada vez. Contenido, Presentaciones y 'Run-of-Show' - Recopilar, revisar y formatear todas las presentaciones y materiales del evento, asegurando que estén pulidos, alineados con la marca y listos mucho antes de la fecha del evento, no la mañana del mismo. - Crear documentos de 'run-of-show' para cada evento que cubran la agenda completa, horarios, orden de los oradores, transiciones, indicaciones de AV y cualquier nota de contingencia que el anfitrión o el equipo necesiten para ejecutar sin problemas. - Coordinar con el equipo creativo los materiales del evento, incluidas las credenciales, la señalización, los activos digitales y cualquier material de marca necesario para cada formato. - Mantener una biblioteca de plantillas de eventos, formatos de 'run-of-show' y marcos de presentación por tipo de evento, para que el equipo no empiece desde cero en cada ciclo. Gestión de Invitados y Comunicaciones - Gestionar listas de invitados y confirmaciones de asistencia (RSVP) para cada evento en coordinación con los equipos de Comunidad y Membresía, asegurando que los miembros correctos sean invitados, confirmados y recordados. - Enviar comunicaciones previas al evento a los asistentes cubriendo logística, detalles de ubicación, expectativas de formato y cualquier cosa que necesiten para presentarse preparados. - Coordinar la inclusión de prospectos en eventos relevantes, trabajando con los equipos de Desarrollo de Negocios y Membresía para identificar invitados cuya asistencia podría conducir a solicitudes de membresía. - Recopilar comentarios posteriores al evento de los asistentes y anfitriones, sintetizando los resultados en un informe estructurado para el Director de Eventos con conclusiones claras y recomendaciones de mejora para el próximo ciclo. Soporte para Eventos de Capítulo y Squad - Coordinar la logística de los eventos de capítulo en múltiples ciudades, gestionando lugares específicos de la ciudad, anfitriones locales y formatos de eventos, manteniendo al mismo tiempo un estándar de calidad MDS consistente en todas las ubicaciones. - Apoyar el programa de squad con puntos de contacto de eventos, incluida la coordinación de reuniones específicas de squad, mesas redondas y eventos de hitos que profundicen la participación del grupo. - Mantener un calendario de eventos de capítulo, manteniendo el cronograma completo de eventos de capítulo y squad próximos visible, organizado y accesible para las partes interesadas internas. - Señalar conflictos de capacidad, tiempo o recursos en el calendario de capítulos de manera proactiva, llevando los problemas al Director de Eventos con una solución propuesta antes de que se conviertan en problemas del día del evento. Colaboración Inter-equipos - Trabajar mano a mano con el Director de Eventos en toda la planificación, ejecución y debriefing de eventos, manteniéndolo completamente informado y nunca creando sorpresas el día del evento. - Coordinar con los equipos de Comunidad, Membresía, Marketing y Alianzas para asegurar que los eventos estén alineados con las prioridades organizacionales más amplias y que los miembros, prospectos y socios correctos estén presentes en cada evento. - Apoyar al Director de Eventos en eventos insignia más grandes de MDS según sea necesario, contribuyendo con tus habilidades de coordinación a Cumbres, Días MDS y otras reuniones importantes más allá del calendario de eventos de capítulo y squad. Cualificaciones Requerido - Más de 2 años de experiencia en coordinación o gestión de eventos donde fuiste responsable de la logística de principio a fin en múltiples eventos simultáneos, no solo apoyando el plan de otra persona. - Capacidad demostrada para gestionar múltiples eventos y formatos simultáneamente con cronogramas superpuestos, sin perder detalles ni incumplir entregables. - Sólidas habilidades organizativas y atención obsesiva al detalle. Creas listas de verificación, documentas todo y no confías en la memoria para nada importante. - Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de informar a los anfitriones, escribir comunicaciones claras para los asistentes y actualizar a las partes interesadas internas sin necesidad de que te lo pidan. - Experiencia con herramientas de gestión y coordinación de proyectos (ClickUp, Airtable, Google Workspace o equivalente) para rastrear cronogramas, tareas y documentos de eventos. - Solucionador de problemas proactivo que anticipa problemas antes de que ocurran y tiene un plan de respaldo listo. No presentas problemas sin una solución propuesta. - Comodidad viajando para la ejecución de eventos presenciales y representando a MDS en el terreno con profesionalismo y cuidado. - Autodirigido en un entorno remoto con la disciplina para gestionar un calendario de eventos complejo de forma independiente y mantener informadas a las partes interesadas sin tener que ser perseguido. Preferido - Experiencia en la coordinación de eventos privados, de alta gama o enfocados en fundadores (cenas, boardrooms, masterminds o formatos similares) donde los estándares de calidad y experiencia de los asistentes son excepcionalmente altos. - Antecedentes en gestión de comunidades, organizaciones de membresía o industrias adyacentes al comercio electrónico, para que comprendas a la audiencia de MDS y qué hace que los eventos sean valiosos para emprendedores serios. - Experiencia informando y preparando a anfitriones de eventos no profesionales (personas que son excelentes en lo que hacen pero no son profesionales de eventos y necesitan una guía clara y estructurada para desempeñarse bien). - Familiaridad con la creación de documentos de 'run-of-show' y materiales de información de eventos desde cero para múltiples formatos de eventos. - Experiencia apoyando a un líder o director de eventos senior en una organización de ritmo rápido con un alto volumen de eventos. Compensación y Beneficios - Salario: $2.000–$3.000 USD/mes dependiendo de la experiencia y el historial demostrado de coordinación de eventos. - Oportunidades de Bonificación: - Participación en un fondo de bonificación anual, sujeto al crecimiento interanual de los Ingresos por Membresía (MI) y al mantenimiento de un promedio del 75% en KPIs definidos. La bonificación se acumula anualmente: 50% se paga a fin de año, el resto se paga a mediados del año siguiente. - Bonificación por referencia de miembros del equipo: $750 a $2.500 por contrataciones exitosas referidas, sujeta a que ambas partes permanezcan empleadas durante al menos seis meses. - Bonificaciones puntuales otorgadas a discreción del equipo ejecutivo por desempeño excepcional o un resultado de ejecución de evento destacado. - Beneficios: - Flexibilidad Laboral Global: Nuestra 'oficina' está dondequiera que estés: trabaja desde casa, un café o mientras viajas, siempre que estés alineado con la Hora del Este para las horas centrales. - Cultura Laboral Orientada a Resultados: Priorizamos los resultados sobre los horarios rígidos. Gestiona tu día a tu manera, centrándote en los resultados, no en las horas. - Gestión Autónoma del Tiempo: Confiamos en que equilibrarás el trabajo y la vida personal. No rastreamos el tiempo libre; tomamos descansos en toda la empresa en días festivos importantes y tenemos un viernes libre al mes. - Oportunidades de Networking de Élite: Interactúa con más de 700 emprendedores líderes de comercio electrónico en los eventos que coordinas. Estos no son solo eventos de trabajo, son oportunidades genuinas para construir relaciones con algunos de los fundadores más exitosos del mundo. - Acceso Exclusivo a Eventos: Asiste y representa a MDS en eventos exclusivos y de alto perfil en todo el mundo. Estas son puertas de entrada a nuevas experiencias, culturas y una red profesional global. - Comunidad Dinámica de Innovadores: Trabaja dentro de una comunidad de comercio electrónico de clase mundial y construye relaciones con un equipo talentoso y motivado. - Desarrollo Profesional Continuo: Mejora tus habilidades de coordinación de eventos y construcción de comunidades dentro de una organización en rápida evolución que organiza casi 100 eventos al año. - Trabajo de Impacto: Los eventos que coordinas dan forma directamente a si los miembros sienten que la comunidad MDS vale su tiempo e inversión, y si los prospectos deciden postularse. Esa es una responsabilidad real y significativa.

Responsabilidades

• Coordinación end-to-end de eventos
• Gestión de sedes y logística
• Briefing y preparación de hosts
• Gestión de contenido y presentaciones
• Gestión de invitados y comunicaciones
• Soporte para eventos de capítulos y escuadrones
• Colaboración interdepartamental

Skills requeridas

Beneficios

• Flexibilidad laboral global
• Cultura orientada a resultados
• Gestión autónoma del tiempo
• Oportunidades de networking de élite
• Acceso a eventos exclusivos
• Desarrollo profesional continuo
• Participación en bono anual
• Bono por referidos
• Bonos puntuales

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