Recepcionista

Recibir, asistir y/o dirigir a todos los visitantes (clientes, recién llegados, clientes y proveedores) hacia los empleados anfitriones.

• Asegurar que el área de recepción esté siempre ordenada y limpia.
• Actualizar calendarios y programar reuniones.
• Organización de visitas/reuniones de la alta dirección.
• Realizar reservaciones.
• Gestionar correspondencia entrante y saliente.
• Gestionar el reciclaje y crear un entorno ecológico.
• Coordinar servicios de taxi y traslados relacionados con la oficina.
• Programar música en la recepción y el comedor (si aplica).
• Realizar preguntas diarias de seguridad y cooperar con los guardias de seguridad.
• Pedir suministros para la oficina principal y mantener el stock.
• Mantenimiento diario del sistema Swiped On.
• Monitorear tickets en JIRA y reasignarlos.
• Gestionar el flujo de documentos para correos entrantes/salientes y carga (Correo Postal, servicios de mensajería internacional).
• Administrar el sistema de acceso por huella dactilar Bio Star, tarjetas de acceso, control de archivos de renuncia y administración de archivos según las necesidades de la Gestión de la Oficina.
• Asistir a otro personal administrativo con trabajo adicional, incluyendo elaboración de documentos, entrada de datos e investigación.
• Participar en proyectos adicionales basados en las necesidades de la Gestión de la Oficina.
• Desempeñar las funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa.
• Cumplir con la Política Interna e instrucciones.
• Cumplir con las obligaciones laborales de manera adecuada, de alta calidad y oportuna.
• Asegurar el cumplimiento y la exactitud de la información proporcionada.
• Ejecutar de manera oportuna cualquier otra tarea razonable proporcionada por el Gerente Directo dentro de la posición ocupada.
• Reemplazar a colegas durante sus vacaciones, licencias por enfermedad y otras ausencias, siempre que el reemplazo se realice durante el horario laboral y no se considere trabajo adicional.
• Asistir plenamente a las capacitaciones y talleres necesarios para las asignaciones de trabajo según el plan de desarrollo y la solicitud del Gerente Directo.
• Cuidar los recursos y artículos de trabajo asignados.
• Realizar actividades relacionadas con la seguridad personal.
• Solicitar al gerente que proporcione asignaciones de trabajo precisas y oportunas y asegurar los recursos necesarios para la ejecución de responsabilidades y tareas laborales.
• Proporcionar al gerente propuestas para la mejora del trabajo.

Requisitos

• Educación secundaria.
• Preferiblemente educación superior.
• Inglés fluido (verbal y escrito).
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Alto sentido de responsabilidad, puntualidad, precisión y atención a los detalles.
• Capacidad para cumplir con precisión las órdenes y tareas de gestión directa.
• Tacto y discreción para manejar información confidencial.
• Capacidad multitarea: enfoque flexible y adaptable al trabajo, capacidad para trabajar en un entorno acelerado y en constante cambio.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Al menos 1 año de experiencia en gestión, servicio al cliente, administración o cualquier otro campo relacionado.