Directo de la empresahace 11 meses
Executive Assistant and Operations VA
Shadow Light Studios
Remoto · Tiempo completo · Semi Senior · 3+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Se busca Asistente Ejecutivo y VA de Operaciones para estudio de contenido, con experiencia en soporte a operaciones y liderazgo, manejo de herramientas de gestión y finanzas, y disponibilidad horaria para trabajar en zonas horarias de América.
Por qué aplicar
Si buscás un rol dinámico y remoto en una productora de contenido que trabaja con marcas grosas, ¡este es tu lugar! Vas a ser clave para que todo funcione aceitado, apoyando al equipo de liderazgo y operaciones. Ideal si te gusta la organización y la comunicación.
Descripción del puesto
Asistente Ejecutivo y Operaciones VA
Sobre SLS Shadow Light Studios
Aceleramos marcas, creadores y emprendedores con un motor de contenido de alto rendimiento construido para el scroll. Nos especializamos en contenido viral de formato corto, diseño visual disruptivo y producción completa que impulsa la conciencia, la confianza y los ingresos. Hemos trabajado con marcas culturales como Beats by Dre, Apple Music, Monster, Samsung, X Games, JuneShine, Poppi, Jay Shetty y Machine Gun Kelly.
Logros recientes
- Escalamos Nectar de $2M a $5M en 12 meses
- Crecimos a Johnny Chang a 1M seguidores en menos de 8 meses
- Impulsamos más de 105M de vistas orgánicas para Lisa Stelly & Fancy Sprinkles
- Producimos más de 79M de vistas de anuncios pagados para Golden Goose
El rol
Estamos buscando un asistente ejecutivo y operaciones VA proactivo para ser la mano derecha de operaciones y liderazgo. Este rol elimina fricciones en ventas, producción y finanzas, manteniendo a los equipos en movimiento rápido y al liderazgo enfocado. Manejarás outreach, programación, preparación financiera, coordinación de candidatos y organización diaria para mantener todo funcionando sin problemas.
Tareas
- Realizar outreach de podcast y partner usando trackers y plantillas
- Propiedades logísticas diarias de PodSync: agendas, notas y captura de acciones
- Mantener tableros de capacidad de editores y enviar snapshots diarios claros
- Preparar categorización financiera en QuickBooks con una lista mensual limpia
- Redactar y enviar notificaciones de equipo; mantener plantillas de comunicación
- Manejar administración de contratación: publicaciones de trabajo, desafíos, envíos de Loom y entrevistas
- Mantener ClickUp organizado con dueños, fechas y estados precisos
- Grabar Looms para procesos repetibles y mantener un índice de SOP
Requisitos
- 3+ años de experiencia como EA o VA apoyando un líder de operaciones o fundador
- Escritura en inglés fuerte y tono profesional
- Detallista con confianza en Google Sheets y ClickUp
- Familiaridad con conceptos básicos de QuickBooks y operaciones de reuniones
- Cómmodo grabando Looms y siguiendo SOPs
- Disponibilidad durante horarios laborales de América con internet confiable
- Experiencia trabajando dentro de ClickUp
- Antecedentes en agencia o producción de contenido
- Experiencia en preparación de cierre de mes de QuickBooks Online
- Entendimiento de pipelines de producción de video (corto y largo formato)
Resultados clave
- Outreach y seguimientos funcionan de forma independiente sin intervención de liderazgo
- Se capturan elementos diarios de PodSync y acciones del mismo día de manera consistente
- Los tableros de editores reflejan estado en tiempo real y ayudan a balancear la capacidad
- La preparación financiera es precisa y lista para revisión con mínima repetición
- Las notificaciones de equipo son claras, oportunas y profesionales
- Se mantiene la higiene de ClickUp sin dueños faltantes o tareas atrasadas
Ubicación y horario
- Remoto
- Tiempo completo con fuerte superposición con CST (Debe trabajar en zona horaria de EE. UU.)
Responsabilidades
- Ejecutar tareas de outreach y seguimiento para podcasts y socios.
- Gestionar la logística diaria de PodSync, incluyendo agendas, notas y seguimiento de acciones.
- Mantener dashboards de capacidad de editores y enviar resúmenes diarios.
- Preparar la categorización financiera en QuickBooks.
- Redactar y enviar comunicados al equipo y mantener plantillas de comunicación.
- Gestionar la administración de contrataciones, incluyendo publicaciones de empleo, desafíos y coordinación de entrevistas.
- Mantener ClickUp organizado con propietarios, fechas y estados precisos.
- Grabar videos (Looms) para procesos repetibles y mantener un índice de SOPs.
Habilidades
Soporte a operacionesSoporte a liderazgoGestión de logísticaPreparación financieraCoordinación de candidatosOrganización diariaSeguimiento de métricasGestión de agendasToma de notasSeguimiento de accionesGestión de capacidad de editoresGestión de comunicaciones internasAdministración de procesos de contrataciónOrganización de herramientas de gestiónProactividadOrientación al detalleConfianza en el uso de herramientasCapacidad de organizaciónComunicación profesional