Directo de la empresahace 11 meses
Executive Assistant and Operations VA
Shadow Light Studios
Remoto · Tiempo completo · Semi Senior · 3+ años
Este aviso fue publicado originalmente en inglés, así que es probable que necesites inglés para este puesto. La descripción puede estar traducida automáticamente al español; ante la duda, revisá el aviso original con el botón de postularte.
Se busca Asistente Ejecutivo y VA de Operaciones para estudio de contenido digital. La persona será el apoyo directo de operaciones y liderazgo, gestionando tareas de ventas, producción, finanzas y organización general.
Por qué aplicar
Si buscás una oportunidad remota para meterte de lleno en las operaciones de una productora de contenido que trabaja con marcas grosas, este puesto es para vos. Vas a ser clave para que todo funcione aceitado, desde la producción hasta las finanzas.
Descripción del puesto
Executive Assistant and Operations VA
About SLS
Shadow Light Studios acelera marcas, creadores y emprendedores con un motor de contenido de alto rendimiento diseñado para el scroll. Nos especializamos en formatos cortos virales, diseño visual disruptivo y producción full-stack que impulsan el reconocimiento, la confianza y los ingresos. Hemos trabajado para marcas que definen la cultura, incluyendo Beats by Dre, Apple Music, Monster, Samsung, X Games, JuneShine, Poppi, Jay Shetty y Machine Gun Kelly.
Logros recientes
- Escalamos Nectar de $2M a $5M en 12 meses.
- Hicimos crecer a Johnny Chang a 1M de seguidores en menos de 8 meses.
- Generamos más de 105M de vistas orgánicas para Lisa Stelly & Fancy Sprinkles.
- Producimos más de 79M de vistas de anuncios pagados para Golden Goose.
El Rol
Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a y VA de Operaciones proactivo/a que sea la mano derecha de operaciones y liderazgo. Este rol elimina fricciones en ventas, producción y finanzas, manteniendo los equipos ágiles y al liderazgo enfocado. Te encargarás de la comunicación externa, la programación, la preparación de finanzas, la coordinación de candidatos y la organización diaria para que todo funcione sin problemas.
Qué harás
- Gestionar la comunicación externa de podcasts y socios utilizando trackers y plantillas.
- Llevar la logística diaria de PodSync: agendas, notas y captura de puntos de acción.
- Mantener los dashboards de capacidad de editores y enviar resúmenes diarios claros.
- Preparar la categorización financiera en QuickBooks con una checklist mensual ordenada.
- Redactar y enviar avisos al equipo; mantener plantillas de comunicación.
- Gestionar la administración de contratación: publicaciones de empleo, desafíos, envíos de Loom y entrevistas.
- Mantener ClickUp organizado con responsables, fechas y estados precisos.
- Grabar Looms para procesos repetibles y mantener un índice de SOP.
Qué aportás
- Más de 3 años de experiencia como EA o VA apoyando a un líder de operaciones o fundador.
- Sólida escritura en inglés y tono profesional.
- Atención al detalle con confianza en Google Sheets y ClickUp.
- Familiaridad con los conceptos básicos de QuickBooks y operaciones de reuniones.
- Disponibilidad para grabar Looms y seguir SOPs.
- Disponibilidad durante el horario laboral de América con internet confiable.
- Experiencia trabajando dentro de ClickUp.
- Experiencia previa en agencias o producción de contenido.
- Experiencia en preparación de cierre mensual de QuickBooks Online.
- Comprensión de los flujos de producción de video (formato corto y largo).
Resultados Clave
- La comunicación externa y los seguimientos se ejecutan de forma independiente sin intervención del liderazgo.
- La logística diaria de PodSync y los puntos de acción del mismo día se capturan de manera consistente.
- Los dashboards de editores reflejan el estado en tiempo real y ayudan a equilibrar la capacidad.
- La preparación de finanzas es precisa y está lista para revisión con un mínimo de retrabajo.
- Los avisos a todo el equipo son claros, oportunos y profesionales.
- La higiene de ClickUp se mantiene sin responsables faltantes o tareas vencidas.
Ubicación y Horario
Remoto.
Jornada completa con fuerte solapamiento con CST.
Compensación
Competitiva para experiencia en el mercado LATAM.
Vacaciones pagas y feriados locales alineados durante la oferta.
Responsabilidades
- Gestionar outreach y seguimiento de podcasts y socios.
- Manejar logística diaria de PodSync (agendas, notas, ítems de acción).
- Mantener dashboards de capacidad de editores y enviar reportes diarios.
- Preparar categorización financiera en QuickBooks.
- Redactar y enviar comunicados al equipo.
- Gestionar administración de contrataciones (publicaciones, desafíos, revisiones de Loom, entrevistas).
- Mantener ClickUp organizado con responsables y fechas.
- Grabar Looms para procesos repetibles y mantener índice de SOPs.
Habilidades
OrganizaciónProactividadAtención al detalleComunicación profesionalGestión de agendasPreparación de reportes financierosCoordinación de candidatosManejo de herramientas de gestión de proyectosProactividadOrientación al detalleConfianza en el uso de herramientasCapacidad de grabación de video (Loom)Seguimiento de SOPs
Beneficios
- Paid time off
- Local holidays