Bilingual Medical Virtual Assistant - Pediatric Therapy

Título del Puesto: Asistente Virtual Médico Bilingüe — Terapia Pediátrica

Tipo de Puesto: Tiempo Completo

Horario Laboral: 7:30 AM – 4:00 PM Hora del Este

Días Laborales: Lunes a Viernes

Salario

$6–$7 por hora, según experiencia

Código de Puesto: VC-LT

Lugar de Trabajo

Remoto

Ubicación Preferida del Candidato: LATAM

Acerca del Cliente y el Rol

Nuestro cliente es un proveedor de terapia pediátrica que atiende a niños y familias en Orlando, Florida. La práctica ofrece servicios especializados, que incluyen Terapia del Habla, Terapia Física, Terapia Ocupacional y Análisis Conductual Aplicado (ABA).

Buscan un Asistente Virtual Médico Bilingüe — Terapia Pediátrica, altamente organizado y detallista, para dar soporte en la programación de citas, facturación, coordinación de seguros, comunicación con pacientes, seguimiento en Excel y operaciones administrativas diarias. Este es un rol de ritmo rápido que requiere fluidez en español e inglés, sólidas habilidades en Excel, excelente seguimiento, atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples responsabilidades a lo largo de la jornada laboral.

Alcance del Trabajo / Responsabilidades

Llamadas a Pacientes, Programación y Comunicación

• Manejar un alto volumen de llamadas de pacientes, referencias, solicitudes de programación y consultas generales.
• Programar, confirmar, reprogramar y hacer seguimiento de las citas de los pacientes.
• Rastrear horarios de pacientes, disponibilidad de terapeutas, cancelaciones y necesidades de programación abiertas.
• Coordinar horarios entre pacientes, terapeutas y personal administrativo.
• Mantener registros precisos de llamadas de pacientes, citas y comunicaciones.
• Hacer seguimiento de elementos de programación o comunicación con pacientes no resueltos.

Comunicación y Seguimiento con Padres vía GroupMe

• Monitorear y rastrear activamente los mensajes de los padres a través de GroupMe durante toda la jornada laboral.
• Responder o dirigir adecuadamente las preguntas de los padres, solicitudes de programación, cancelaciones y preocupaciones.
• Asegurar que los mensajes de los padres sean reconocidos y manejados de manera oportuna.
• Rastrear las solicitudes pendientes de los padres y hacer seguimiento hasta su resolución.
• Comunicar actualizaciones importantes de los padres al terapeuta, BCBA, personal de recepción o equipo de gestión correspondiente.
• Actualizar horarios y sistemas de seguimiento cuando se realicen cambios basados en la comunicación de los padres.

Soporte de Seguros, Reclamaciones y Credenciales

• Comunicarse con las compañías de seguros sobre elegibilidad, beneficios, reclamaciones, cobertura y requisitos de autorización.
• Procesar o asistir con reclamaciones de seguros y autorizaciones previas.
• Rastrear aprobaciones de seguros, unidades o horas autorizadas, fechas de vencimiento y limitaciones de servicio.
• Asistir con la documentación relacionada con credenciales y requisitos de seguros.
• Hacer seguimiento con las compañías de seguros sobre reclamaciones, autorizaciones o documentación pendientes.

Facturación, Seguimiento de Unidades y Coordinación de Horarios

• Convertir unidades de terapia basadas en códigos CPT en horas facturables para fines de programación y facturación.
• Comprender las diferentes duraciones de unidades, incluidas las unidades de 15 y 30 minutos.
• Revisar los horarios de los terapeutas para asegurar que se cumplan las horas facturables requeridas.
• Identificar brechas en la programación y ayudar a maximizar los horarios de los terapeutas.
• Rastrear e informar con precisión las horas facturables para seguros y registros internos.
• Mantener información precisa de autorización y facturación para ayudar a prevenir la programación más allá de las horas aprobadas.

Seguimiento en Excel y Gestión de Datos

• Crear y mantener hojas de cálculo para horarios de pacientes, autorizaciones de seguros, horas de facturación, productividad de terapeutas y otras necesidades operativas.
• Usar fórmulas de Excel para calcular horas facturables, convertir unidades en horas y organizar datos.
• Usar con confianza funciones de ordenación, filtrado, fórmulas y otras funciones de Excel.
• Mantener hojas de cálculo organizadas, precisas y actualizadas.
• Revisar datos en busca de errores y discrepancias antes de enviar o informar información.
• Asistir en la creación de informes y el seguimiento de elementos administrativos pendientes.

Soporte Administrativo y Operacional

• Mantener y actualizar registros de pacientes protegiendo la información confidencial de salud.
• Brindar soporte administrativo general, incluyendo procesamiento de documentos y correspondencia con pacientes.
• Asistir con el monitoreo remoto de pacientes o coordinación de atención médica cuando sea necesario.
• Mantener hojas de cálculo de seguimiento internas y registros administrativos.
• Asistir con la programación de entrevistas y la coordinación de la disponibilidad de los solicitantes cuando se solicite.
• Apoyar a la gerencia con proyectos administrativos adicionales y responsabilidades según se asignen.

Herramientas que Utilizarás

• Microsoft Excel
• GroupMe
• TheraBill o sistema similar de programación/facturación médica
• Plataformas de programación y facturación médica
• Sistemas de comunicación y seguimiento de pacientes
• Otras herramientas administrativas, de seguros e informes según sea necesario

Requisitos de Experiencia

• Experiencia Administrativa en Salud: Requerido. Los candidatos deben tener al menos 1 año de experiencia en una oficina médica, administración de salud, facturación médica, programación médica, coordinación de pacientes o un rol similar.
• Comunicación Bilingüe Español e Inglés: Requerido. Los candidatos deben ser fluidos en español e inglés y poder hablar, leer y escribir con fluidez en ambos idiomas.
• Experiencia en Programación Médica: Requerido. Los candidatos deben tener experiencia en programar, confirmar, reprogramar y rastrear citas de pacientes.
• Experiencia en Seguros, Reclamaciones y Autorizaciones Previas: Requerido. Los candidatos deben tener conocimiento de facturación médica, verificación de seguros, procesamiento de reclamaciones y autorizaciones previas.
• Conocimiento de Codificación Médica: Requerido. Los candidatos deben estar familiarizados con los estándares de codificación médica, incluyendo ICD-10, CPT y HCPCS.
• Experiencia en Seguimiento de Unidades de Terapia: Requerido. Los candidatos deben poder convertir con precisión las unidades de terapia en horas facturables, incluidas las unidades de 15 y 30 minutos.
• Experiencia en Microsoft Excel: Requerido. Los candidatos deben tener una sólida competencia en Microsoft Excel, incluyendo fórmulas, cálculos, ordenación, filtrado y organización de datos.
• Experiencia en TheraBill o Sistema Similar: Preferido pero no requerido. La experiencia con TheraBill o un sistema similar de programación/facturación médica es una ventaja.
• Experiencia en GroupMe o Plataforma Similar: Preferido. La experiencia usando GroupMe o plataformas de comunicación similares es útil.

Expectativas de Trabajo Remoto

• La cámara debe permanecer ENCENDIDA durante las horas de trabajo programadas, incluidas reuniones, capacitaciones y al comunicarse con la gerencia o miembros del equipo.
• Debe permanecer receptivo durante la jornada laboral programada.
• Debe monitorear activamente las plataformas de comunicación asignadas, incluido GroupMe, durante las horas de trabajo.
• Debe tener un espacio de trabajo remoto profesional y apropiado para evitar distracciones.

Requisitos Básicos

• Debe hablar y escribir inglés de manera clara y profesional.
• Debe tener experiencia laboral relevante.
• Debe poder proporcionar una Constancia de Antecedentes Penales (NBI Clearance y/o Local Police Clearance) antes de la incorporación (obligatorio).
• Debe estar disponible para asistir a reuniones por video con la cámara encendida cuando se requiera.

Requisitos Técnicos

• Computadora: Computadora portátil o de escritorio confiable.
• Internet: Conexión a Internet estable de alta velocidad (mínimo 25 Mbps).
• Audio: Auriculares con cancelación de ruido.
• Video: Webcam funcional para reuniones virtuales.
• Espacio de Trabajo: Entorno de trabajo tranquilo y profesional.

Beneficios y Recursos para Contratistas Independientes

• Equipo Dedicado de Soporte de RR. HH. y Contratistas: Acceso a soporte de primer nivel para preguntas, orientación, asuntos contractuales y comunicación con el cliente.
• Acceso a VPN Premium (Opcional): Se puede proporcionar una licencia VPN segura a pedido para mejorar la privacidad y seguridad en tareas relacionadas con el cliente.
• Capacitación y Certificación en HIPAA y Ciberseguridad (Proporcionada): Acceso a nuestra capacitación interna de cumplimiento de HIPAA, módulos de ciberseguridad y certificación para ayudarlo a manejar con confianza la Información de Salud Protegida (PHI) para clientes de atención médica de EE. UU.
• Capacitación para el 1% de los Mejores Desempeños de VA: Acceso a nuestra capacitación patentada sobre comunicación, gestión de clientes, sistemas de productividad y mejores prácticas para ayudarlo a convertirse en un VA de alto rendimiento y aumentar la retención de clientes a largo plazo.
• Días Festivos de EE. UU. Aprobados por el Cliente: Los contratistas pueden tomarse los días festivos de EE. UU. libres según las necesidades y el horario del cliente.
• Tiempo Libre Pagado o No Pagado Aprobado por el Cliente: El cliente puede otorgar tiempo libre. El tiempo libre pagado es opcional y solo si lo ofrece el cliente.
• Acceso a Herramientas y Recursos: Plantillas, guías de flujo de trabajo, herramientas de productividad y soporte de SOP específicos del cliente para ayudarlo a rendir al máximo.
• Incentivos Opcionales Basados en el Desempeño: Algunos clientes pueden ofrecer bonos, incentivos o aumento de horas según su desempeño. Estos son recursos opcionales y asignaciones aprobadas por el cliente disponibles para usted como contratista independiente.

Cualquier recurso, capacitación o asignación enumerada son beneficios opcionales para contratistas y no beneficios para empleados.