Coordinador de Operaciones de Negocio
Empresa busca un Coordinador de Operaciones de Negocio remoto para dar soporte a operaciones diarias, sistemas, facturación, seguimiento de personal y flujos administrativos. Se requiere alta organización y atención al detalle.
Si sos una persona súper organizada y te gusta que todo funcione como relojito, este puesto remoto es para vos. Vas a ser clave en el día a día de la empresa, dando soporte directo al dueño en un montón de tareas operativas y administrativas.
Descripción del puesto
Coordinador de Operaciones Comerciales Puesto: Tiempo completo, remoto Horario laboral: Horario comercial de EE. UU. (se requiere EST) Sobre el rol Buscamos un Coordinador de Operaciones Comerciales altamente organizado y enfocado en la ejecución para dar soporte a las operaciones diarias del negocio en sistemas, facturación, seguimiento de personal, comunicación con clientes y flujos de trabajo administrativos. Este es un rol práctico y multifuncional para alguien que prospera en entornos estructurados, presta mucha atención a los detalles y se responsabiliza de la precisión operativa. Trabajarás directamente con el Propietario y darás soporte a múltiples partes móviles en operaciones, coordinación financiera, programación y gestión de clientes. Este rol no es de supervisión estratégica ni de gestión de alto nivel, sino de ejecución constante, disciplina de sistemas y de asegurar que los detalles operativos se manejen correctamente la primera vez. Lo que gestionarás Ejecución Operativa Central - Mantener los flujos de trabajo operativos diarios para asegurar un rendimiento comercial fluido. - Dar soporte al Propietario con tareas administrativas y de coordinación operativa. - Identificar ineficiencias o brechas y señalarlas de manera proactiva. Gestión de Sistemas y Datos - Mantener y actualizar registros dentro del CRM, asegurando que los datos de trabajos, información de clientes y detalles de programación estén precisos y actualizados. - Organizar y gestionar archivos digitales en plataformas como Excel, OneDrive y CompanyCam. - Asegurar la precisión de los datos en todos los sistemas para prevenir errores de informes o facturación. Coordinación de Facturación y Cobranzas - Procesar facturas y asegurar que la facturación se alinee con precisión con el trabajo completado. - Realizar seguimiento de pagos pendientes y mantener registros limpios de cuentas por cobrar. - Colaborar con contabilidad para asegurar que la documentación y los registros financieros se mantengan organizados y completos. Programación de Personal y Seguimiento de Trabajos - Monitorear la programación del personal y el progreso de los trabajos utilizando Aspire y Azuga. - Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo o retrasos en trabajos de manera proactiva. - Asegurar que las entradas de tiempo diarias se registren con precisión para el procesamiento de nóminas y la determinación de costos de trabajos. Gestión de Pipeline de Clientes y Leads - Gestionar leads entrantes y comunicaciones con clientes en nombre del Propietario. - Actualizar los registros del CRM de manera constante para prevenir la estancación del pipeline. - Realizar seguimiento de las consultas y asegurar que ninguna consulta o solicitud quede sin respuesta. Documentación, Informes e Investigación - Preparar informes, propuestas y respuestas a Solicitudes de Propuestas (RFP). - Asistir en la investigación de proveedores, comparaciones de precios e investigación de contratos municipales. - Mantener documentación organizada para uso interno y externo. Soporte de Comunicación y Administrativo - Gestionar y organizar los canales de comunicación de correo electrónico y Teams del Propietario. - Responder a comunicaciones rutinarias y escalar elementos prioritarios adecuadamente. - Mantener la claridad y organización en las comunicaciones digitales. Experiencia y Habilidades Imprescindibles - Experiencia comprobada en coordinación de operaciones, soporte administrativo, facturación o cobranzas. - Experiencia trabajando simultáneamente en múltiples sistemas y plataformas. - Alta competencia en Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word, Teams, OneDrive). - Experiencia con sistemas CRM (experiencia en Aspire es un plus, pero no es requerida). - Sólidas habilidades de comunicación escrita con capacidad profesional de gestión de correo electrónico. - Alta atención al detalle con la capacidad de detectar discrepancias rápidamente. - Operador automotivado capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión. - Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo en entornos de ritmo rápido. Entorno Operativo (Importante) Este rol está enfocado en la ejecución y se basa en sistemas. Contarás con el apoyo de: - Flujos de trabajo y sistemas operativos establecidos. - Acceso de comunicación directa al Propietario. - Expectativas claras en cuanto a informes y cadencia de seguimiento. Tu responsabilidad se centra en: - Precisión en datos, facturación y seguimiento de tiempos. - Seguimiento confiable en la coordinación de clientes y personal. - Mantenimiento de sistemas organizados y actualizados. - Comunicación clara e identificación proactiva de problemas. Este rol recompensa la consistencia, la disciplina, la capacidad de respuesta y un fuerte control organizacional. Métricas Clave de Éxito - Registros de CRM y operativos precisos y actualizados. - Procesamiento de facturas a tiempo y sin errores. - Seguimiento de tiempos y coordinación de nóminas limpios. - Sin seguimientos de clientes omitidos o estancamiento del pipeline. - Identificación proactiva de problemas de programación u operativos. - Alta confianza del liderazgo en la fiabilidad operativa. Proceso de Entrevista - Llamada de Selección Inicial - Entrevista de Operaciones / Sistemas - Tarea Práctica o Ejercicio de Flujo de Trabajo - Entrevista Final - Revisión Interna y Aprobación - Oferta y Onboarding #LI-AG1
Responsabilidades
- Mantener flujos de trabajo operativos diarios
- Apoyar al Owner con tareas administrativas y de coordinación operativa
- Identificar ineficiencias o brechas y señalarlas proactivamente
- Mantener y actualizar registros dentro del CRM
- Organizar y gestionar archivos digitales
- Procesar facturas y asegurar la precisión de la facturación
- Hacer seguimiento de pagos pendientes
- Monitorear horarios de tripulación y progreso de trabajos
- Identificar conflictos de programación, discrepancias de tiempo o retrasos en trabajos proactivamente
- Gestionar leads entrantes y comunicaciones con clientes
- Preparar informes, propuestas y respuestas a RFPs
- Ayudar con investigación de proveedores, comparaciones de precios e investigación de contratos municipales
- Gestionar y organizar los canales de comunicación del Owner (email y Teams)